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Comment toute entreprise peut se lancer dans l’externalisation des centres d’appels

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Les clients vous contacteront toujours pour vous poser des questions ou des problèmes. Ils vous appellent, vous envoient des SMS, discutent en direct avec vous ou vous envoient des e-mails.

S’ils ont besoin de vous, ils vous trouveront d’une manière ou d’une autre. Alors comment rendre votre entreprise immédiatement disponible pour vos clients sans sacrifier les bénéfices ou les ressources de gestion ? Les centres d’appels !

Parlez à n’importe quelle grande entreprise et demandez-lui comment elle gère son service clientèle. Vous entendrez probablement des histoires sur la façon dont ces entreprises ont initialement lutté pour lancer leur service client jusqu’à ce qu’elles découvrent l’externalisation des centres d’appels.

Travaillant dans le secteur des centres d’appels, j’ai vu beaucoup d’efforts pour faire fonctionner l’externalisation, parfois avec de mauvais résultats. Une meilleure compréhension des centres d’appels peut contribuer à une expérience d’externalisation réussie.

Les centres d’appels auront un impact positif sur votre service clientèle

Si vous avez parlé à quelqu’un du secteur des centres d’appels, vous avez entendu le discours sur la façon dont les centres d’appels peuvent améliorer vos processus commerciaux. Un meilleur service à la clientèle. Plus de ventes conclues. Mais quelle est la réalité de l’utilisation d’un centre d’appels dans le cadre de votre stratégie commerciale ?

À un moment ou à un autre de votre vie, vous avez eu affaire à un centre d’appels. Si vous avez déjà appelé une entreprise pour connaître l’état d’une commande récente ou votre prestataire de soins de santé pour une facture, vous avez probablement eu affaire à un centre d’appels.

Les grandes et les petites entreprises utilisent les centres d’appels pour des activités autres que le service à la clientèle, comme les ventes, la répartition, la programmation – presque tous les processus commerciaux peuvent être externalisés.

3 conseils pour faire la transition vers les centres d’appels :

Tout changement est difficile. Dans une petite entreprise, changer le toner de son imprimante peut parfois être une corvée. Mais, une fois que vous voyez comment les centres d’appels peuvent réduire les coûts et améliorer le service à la clientèle, la conversation sur le déploiement commence à changer de si à quand. Voici quelques conseils qui, selon moi, aideront votre entreprise à commencer à utiliser les centres d’appels.

1 – Prenez le temps de former vos employés au système du centre d’appels

Les centres d’appels facilitent la vie de votre entreprise. Cependant, si vous ne prenez pas le temps de former vos propres employés sur la façon de travailler correctement avec votre centre d’appels et de le comprendre, l’externalisation peut rapidement devenir chaotique. Bien que vos employés n’aient pas besoin de tout savoir sur le fonctionnement du centre d’appels, voici quelques éléments que chacun devrait connaître :

Savoir qui appeler

De temps en temps, un problème ou une question peut survenir et nécessiter qu’un membre de l’équipe prenne contact avec l’équipe de support du centre d’appels. Si la personne habituellement chargée de cette tâche est absente, le reste de votre équipe doit avoir un protocole en place. Ils doivent connaître le numéro de téléphone ou l’adresse électronique à contacter, la personne à qui s’adresser (s’ils ont un gestionnaire de compte), les heures d’ouverture et les temps de réponse habituels pour les problèmes critiques. Assurez-vous que ces informations sont accessibles et à jour.

Sachez quoi faire lorsque les lignes ne se connectent pas

Si vos téléphones ne se connectent pas au centre, votre équipe doit connaître certaines informations de base, comme la manière dont vos lignes se connectent au centre (par exemple, transférez-vous manuellement vos appels vers le centre d’appels chaque jour avant de quitter le bureau, ou est-ce configuré selon un programme automatique par votre opérateur téléphonique) et votre numéro de transfert au cas où les lignes seraient déconnectées. Si vous transférez manuellement les appels vers le centre d’appels, votre équipe doit savoir comment procéder. La procédure de transfert varie selon les opérateurs téléphoniques, mais en général, il faut taper *72 sur le clavier suivi du numéro de transfert.

Connectez-vous à votre portail pour vérifier les messages : Si votre centre d’appels

Si votre centre d’appels Offre un accès en ligne, créez des utilisateurs et formez-les à l’accès au système. L’accès au portail est idéal pour permettre à vos employés de se connecter pour vérifier leurs propres messages, prendre des notes pour chacun d’entre eux et hiérarchiser les rappels si nécessaire.

Connectent pas au centre, votre équipe doit connaître certaines informations de base, comme la manière dont vos lignes se connectent au centre (par exemple, transférez-vous manuellement vos appels vers le centre d’appels chaque jour avant de quitter le bureau, ou est-ce configuré selon un programme automatique par votre opérateur téléphonique) et votre numéro de transfert au cas où les lignes seraient déconnectées. Si vous transférez manuellement les appels vers le centre d’appels, votre équipe doit savoir comment procéder. La procédure de transfert varie selon les opérateurs téléphoniques, mais en général, il faut taper *72 sur le clavier suivi du numéro de transfert.

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Connectez-vous à votre portail pour effectuer des mises à jour

Technologie proposée par le centre d’appels et sachez comment y naviguer. Par exemple, si la personne d’astreinte ne peut plus assurer son service après les heures de bureau, vos employés doivent savoir comment se connecter et effectuer la mise à jour eux-mêmes au lieu d’attendre que le service clientèle s’occupe des changements.

2 – Commencez par externaliser votre tâche la plus facile, puis augmentez-la à partir de là.

Former un nouvel employé, c’est comme entrer dans une piscine froide – il vaut toujours mieux y aller petit à petit que de se jeter à l’eau. La clé d’une intégration réussie d’un nouvel employé est de commencer par lui donner une formation de base, puis d’augmenter progressivement ses responsabilités à mesure qu’il apprend les tenants et les aboutissants de votre entreprise. Le même concept s’applique à votre centre d’appels.

Par exemple, vous pouvez commencer par externaliser la prise de messages de base. Dans ce cas, les agents du centre d’appels se contentent de recueillir des informations générales auprès de vos appelants et de transmettre le message à votre équipe pour qu’elle le traite. Ensuite, au fur et à mesure que vous vous familiarisez avec les forces et les faiblesses de votre centre d’appels, vous pouvez ajouter certains protocoles spécifiques au département. Il peut s’agir de transférer les pistes chaudes à un membre du service commercial interne, de gérer le dépannage de niveau 1 pour les problèmes d’assistance, d’externaliser la prise de commande ou le traitement des retours, etc.

3 – Consultez votre centre d’appels pour développer une stratégie pour les déploiements complexes

Le chef de projet de votre centre d’appels s’y connaît. Il a tout vu, et il y a de fortes chances qu’il sache comment gérer toute programmation complexe que vous décidez de lui confier. Bien qu’il puisse y avoir une certaine inflexibilité dans ce qui peut être externalisé, il peut certainement trouver une solution qui conviendra à la fois à vous et aux agents du centre d’appels.

L’externalisation des centres d’appels continue d’augmenter en raison de l’importance que prend le service clientèle en tant que facteur de différenciation. Les centres d’appels permettent aux équipes de service clientèle de se développer rapidement et aux équipes commerciales de mieux communiquer avec leurs prospects. TELIB facilite l’externalisation. Lisez-en plus sur nos services de centres d’appels entrants pour voir ce que nous pouvons faire et pour décider ce que vous voulez externaliser.

centre d'appels Permanence téléphonique

Comment les centres d’appels vous aident à vous concentrer sur chaque client

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Les centres d’appels aident les entreprises à maintenir un niveau élevé de service à la clientèle sans que les entreprises elles-mêmes aient à embaucher leur propre personnel interne pour le service à la clientèle. Et, avec ce pouvoir à votre disposition, votre service clientèle peut être réactif, proactif et éduqué. Voici comment les centres d’appels peuvent contribuer au succès de votre service clientèle :

1. Service client entrant en dehors des heures d’ouverture

La plupart des centres d’appels sont disponibles et dotés de personnel 24 heures sur 24, ce qui signifie que votre service clientèle n’a pas besoin d’être limité par les heures de bureau traditionnelles. Vos clients auront toujours quelqu’un à qui parler, même si votre entreprise est fermée pour la nuit.

En étant disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, vous répondez aux besoins de tous les types de clients – ceux qui appellent pendant les heures d’ouverture et ceux qui contactent votre entreprise lorsqu’ils ont terminé les leurs. Et oui, vous serez même disponible pour les urgences du type 3 heures du matin au milieu de la nuit. Une couverture 24 heures sur 24 montre que vous vous souciez de chaque client.

2. Rendez les employés de votre service clientèle plus productifs

Pendant que les agents de votre centre d’appels répondent au téléphone, votre personnel interne aura plus de temps pour se consacrer à des tâches plus importantes – ce qui rendra votre personnel beaucoup plus productif. Les centres d’appels peuvent réduire la charge de travail de votre personnel interne en :

  • Répondant aux questions en votre nom : Des questions telles que le type de services que vous proposez, votre structure tarifaire, vos disponibilités, etc. sont des questions faciles auxquelles votre centre d’appels peut répondre sans avoir à prendre un message pour un retour d’appel.
  • Dépannage de problèmes de base : Lorsque les agents du centre d’appels ont la possibilité d’aider à résoudre les problèmes de base, les clients peuvent être aidés dès le premier appel.
  • Diminution des rappels : Les agents des centres d’appels contribuent à réduire le nombre d’appels que vous et votre équipe devez rappeler et traiter, ce qui vous permet de vous concentrer sur les tâches importantes.

3. Centralisez toutes vos communications avec les clients

Pour rester organisées, les entreprises doivent compartimenter les différentes tâches et créer des départements qui les gèrent, comme la facturation, le service clientèle, etc. Cela peut devenir un véritable labyrinthe pour les clients lorsque chacun de ces services dispose de données de contact indépendantes.

Au lieu d’obliger vos clients à mémoriser un grand nombre de numéros différents, créez un point de contact unique pour vos clients, quel que soit le problème. Par exemple, la mise en place d’un SVI frontal pour diriger les appels en fonction de la réponse ou de la saisie de l’appelant permettra de centraliser tous les points de contact et de rationaliser les appels.

4. Passez facilement au crible les données d’appel pour trouver les points faibles

Les centres d’appels regorgent de données de reportent qui peuvent être utilisées à votre avantage.

Par exemple, vous pouvez rechercher des tendances basées sur la disposition des appels pour voir comment de nouveaux processus peuvent être mis en œuvre pour améliorer l’expérience client. Voici d’autres données importantes auxquelles vous devriez prêter attention :

  • Résultat d’appel : Cela peut porter différents noms selon votre fournisseur de services, mais l’objectif est le même : capturer et catégoriser ce pour quoi les clients appellent. Par exemple, ce mois-ci, pour une entreprise de chauffage, de ventilation et de climatisation, 65 % des appels ont abouti à la prise d’un rendez-vous, 25 % à la prise de messages et les 10 % restants à des questions auxquelles les opérateurs ont pu répondre par le biais de la FAQ programmée.  Si une entreprise souhaite réduire le nombre de messages pris, elle doit former les opérateurs à gérer davantage de tâches. Elle doit examiner ses statistiques actuelles sur les résultats des appels et décider de ce qui doit être ajouté, comme des capacités de dépannage de base.
  • Trafic d’appels : Connaître les tendances des pics de trafic d’appels vers votre entreprise est un excellent outil pour vous aider à planifier. Si vous savez que votre entreprise reçoit le plus grand nombre d’appels entre 10 h et 14 h du lundi au vendredi, vous pouvez programmer vos employés en conséquence. Ainsi, vous ne serez jamais en surnombre ou en sous-effectif à des moments inopportuns.
  • Durée des appels : Si votre centre d’appels est facturé à la minute, vous devez être en mesure d’accéder à des informations indiquant la durée de vos appels, en particulier si l’on tient compte de vos clients. S’il peut être utile que les agents de votre centre d’appels recueillent beaucoup d’informations, cela peut être frustrant pour vos clients s’ils ne sont pas en mesure de répondre à un grand nombre de questions.

5. Sensibilisation périodique pour prendre la température de vos clients

Si vous voulez que les clients restent fidèles à votre entreprise, vous devez leur rendre la pareille.

À chaque fois que vous en avez besoin, les agents du centre d’appels peuvent appeler vos clients pour vérifier comment les choses se passent. Ils peuvent recueillir les commentaires des clients, participer à des enquêtes de satisfaction et, en fin de compte, maintenir la ligne de communication ouverte entre vos clients et votre entreprise.

Si les clients ont des problèmes, des questions auxquelles l’opérateur ne peut pas répondre ou s’ils veulent parler à quelqu’un de leur compte, les agents du centre d’appels peuvent transférer l’appel à la bonne personne. Cette approche proactive du service à la clientèle ne manquera pas de fidéliser vos clients.